Mỗi doanh nghiệp đều có một quy trình riêng trong công tác quản lý hồ sơ. Tuy nhiên mọi cách sắp xếp, lưu trữ hồ sơ đều dựa theo một quy trình chuẩn.
Việc lưu hồ sơ theo một quy trình chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn chứng từ, tài liệu trong thời gian hoạt động kinh doanh. Vì vậy bài viết sau đây sẽ đưa ra quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chuẩn nhất nên được áp dụng.
Bước 1: Xây dựng chính sách, nội quy quản lý hồ sơ chi tiết
Đầu tiên, kế toán cần xác định xem doanh nghiệp mình có những hồ sơ, chứng từ loại nào. Việc xác định được loại hồ sơ sẽ giúp bạn biết chính xác thời hạn lưu trữ của từng loại.
Xem thêm:
- Những điều cần lưu ý khi lưu kho mỹ phẩm
- Hồ sơ năng lực công ty là gì? Gồm những gì
- Học phí học bằng lái xe ô tô B2 mới nhất
Sau đó, doanh nghiệp phải xây dựng được phương án, chính sách quản lý hồ sơ chi tiết bao gồm những nội dung sau đây:
- Ai là người quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ loại nào;
- Ai được phép mượn hoặc sử dụng hồ sơ? Điều kiện để mượn, sử dụng hồ sơ là gì?
- Ai là người chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ bảo mật của doanh nghiệp?
Bước 2: Thống nhất quy trình quản lý hồ sơ
Tất cả các bộ phận có trách nhiệm trong việc bảo quản và lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp cần được thống nhất về quy trình quản lý hồ sơ:
- Lưu tại doanh nghiệp hay thuê dịch vụ kho bãi. Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể lưu hồ sơ tại văn phòng. “Nếu những doanh nghiệp lớn phải lưu trữ số lượng hồ sơ lớn, thì bắt buộc phải xây kho riêng để lưu trữ hồ sơ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài để đảm bảo lưu trữ đúng thời gian quy định.” Nguồn: https://luuhoso.com
- Thống nhất về cách sắp xếp, phân loại và nhận dạng hồ sơ;
- Lập danh mục hồ sơ theo từng cấp độ;
Đây là nội dung mà nhân viên bộ phận hành chính, kế toán đều phải nắm được để thống nhất trong cách quản lý và lưu trữ hồ sơ. Đặc biệt nhân viên mới phải được đào tạo để thực hiện đúng quy định trên.
Bước 3: Phân loại hồ sơ
Hồ sơ tài liệu nên được phân loại để tránh gây nhầm lẫn và dễ quản lý. Bạn có thể áp dụng những cách phân loại sau đây:
- Phân theo từng loại hồ sơ như Thông báo, Quyết định, Quy định, Hợp đồng…
- Phân loại theo từng dự án: tên khách hàng, khu vực địa lý, giá trị hợp đồng, thời gian ký kết…;
- Phân loại theo thời gian: Tháng, Quý, Năm…;
- Phân loại theo phòng ban;
Cách phân loại hồ sơ phụ thuộc vào tính chất sản phẩm dịch vụ kinh doanh và tạo thuận lợi cho việc truy xuất thông tin.
Bước 4: Triển khai phương án lưu trữ hồ sơ
Từ nội dung đã được thống nhất từ 2 bước trên, các bộ phận bắt đầu triển khai các phương án để lưu trữ hồ sơ. Nếu lưu trữ tại doanh nghiệp, thì cần phải tìm không gian thoáng mát, sạch sẽ để tránh ẩm mốc, mối mọt hoặc côn trùng.
Chuẩn bị tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn, mỗi ngăn có dán giấy ghi tên khu vực để hồ sơ tài liệu. Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ nếu số lượng ít. Chuẩn bị các loại bìa cứng, kẹp giấy hoặc thùng chứa có nắp đậy để lưu hồ sơ.
Bước 5: Sắp xếp hồ sơ vào nơi lưu trữ
Sau khi đã sắp xếp hồ sơ vào các cặp đựng, tiến hành đánh dấu hồ sơ bằng chữ viết, dán Sticker hoặc phân biệt bằng màu sắc. Sau đó xếp hồ sơ vào không gian đã được chuẩn bị để lưu trữ hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể sắp xếp theo trình tự thời gian ( chứng từ mới nhất để ngoài hoặc để ở dưới, chứng từ cũ ít sử dụng thì để bên trong hoặc ở trên); Sắp xếp theo bảng chữ cái ABC; Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ (đang soạn thảo, chờ được xử lý, đã xử lý…).
Bước 6: Lập danh mục hồ sơ trên máy tính
Hồ sơ phải được lưu file mềm trong máy tính hoặc các phần mềm quản lý. Các danh mục lưu File cũng phải được sắp xếp theo đúng cách phân loại đã được thống nhất từ trước. Lưu ý khi lưu hồ sơ trên máy tính chỉ nên phân tối đa từ 3 – 4 cấp để tránh mất thời gian tìm kiếm. Các hồ sơ trong file lưu Excel cần được lưu link của thư mục đang chứa file đó.
Bước 7: Bảo quản, cập nhật hồ sơ thường xuyên
Doanh nghiệp phải thực hiện tốt các phương án bảo quản hồ sơ đã đưa ra ở bước 1 và 2, có lịch vệ sinh kho lưu hồ sơ và kiểm tra thường xuyên để tránh ẩm mốc, mối mọt.
Nếu có sự thay đổi thông tin thì hồ sơ cũng phải được cập nhật ngay lập tức, cả ở bên ngoài và bên trong File lưu máy tính.
Trên đây là Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp cơ bản nhất. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
- Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/
- Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Nguồn: https://thethaothanhnien.net
