Quy trình lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp

Quy trình luu tru kho ho so cho doanh nghiệp như thế nào là đúng và đảm bảo đáp ứng các tiêu chí đề ra? câu trả lời mà bạn đang quan tâm đều sẽ được chia sẻ chi tiết sau đây. Xem ngay nhé.

Lưu hồ sơ là một trong những công việc luôn mang tính quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động. Bởi vì đây đều là các loại hồ sơ chứng từ quan trọng có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát được các hoạt động mà mình đã thực hiện.

Tuy nhiên, trên thực tế không nhiều doanh nghiệp để tâm đến các quy trình chuẩn để lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả nhất. Chính vì vậy nên trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ để bạn tham khảo qua ở những thông tin dưới đây về luu chung tu.

1. Lựa chọn phương thức lưu trữ hồ sơ

Bước đầu tiên trong khi thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ dành cho bất kỳ doanh doanh nghiệp nào muốn đảm bảo tốt thì nên lựa chọn phương thức lưu trữ hồ sơ phù hợp dành cho mình. Một số phương thức lưu trữ thường được áp dụng mà ta có thể kể đến như sau:

+ Sử dụng tủ hồ sơ nhiều ngăn để lưu trữ đa dạng các loại hồ sơ và phân chia lĩnh vực

+ Nếu văn phòng của bạn có diện tích nhỏ thì nên dùng tủ hồ sơ treo tường

+ Sử dụng thùng hồ sơ có nắp đậy để đảm bảo độ an toàn, cũng như truy xuất dễ dàng

+ Dùng giấy ghi chú từng loại hồ sơ được lưu trữ

+ Sử dụng bìa đựng hồ sơ phù hợp

2. Thực hiện phân loại hồ sơ

Một số cách phân loại hồ sơ cụ thể được gửi đến bạn sau đây:

+ Phân chia theo từng dự án

+ Phân chia theo chủ đề

+ Phân chia theo thời gian lưu trữ

+ Phân chia dạng phòng ban hoặc lĩnh vực cụ thể khi lưu trữ

3. Thực hiện sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại xong thì bạn sẽ cần tiếp tục triển khai sắp xếp hồ sơ sao cho phù hợp. Điều này khi thực hiện sẽ giúp bạn có thể nhanh chóng lấy hồ sơ mà không cần phải mất nhiều thời gian.

+ Sắp xếp hồ sơ theo thời gian cụ thể từ dưới lên trên

+ Sắp xếp theo bảng chữ cái

+ Sắp xếp theo tính chất khi lưu trữ như: Đã hoàn thành, chưa hoàn thành…

– Tham khảo thêm tin tức liên quan:
+ Dùng Best BCAA như thế nào?
+ Địa chỉ thay màn hình Oppo K3 lấy liền giá rẻ chính hãng tại TPHCM
+ Tìm hiểu về nhu cầu vay tiền nhanh tại Biên Hòa Đồng Nai

Sau khi triển khai xong cả 3 bước được chia sẻ phía trên thì bạn nên lập danh mục hồ sơ một cách cụ thể nhất. Sau đó thực hiện lưu trữ cho phù hợp với từng loại hồ sơ mà mình muốn.

Đó là tất cả những quy trình lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp cụ thể và chi tiết mà bạn có thể tham khảo qua, sau đó áp dụng khi đang cần đến nhé. Nếu muốn tìm đơn vị hỗ trợ dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ thì hãy liên hệ với Vinamoves theo thông tin dưới đây.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

– Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam

– Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548

– Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Biên tập bởi: Le Nam
Nguồn: https://thethaothanhnien.net/